Wanneer u een bestelling plaatst, is het mogelijk dat u een goedkeuringsproces moet doorlopen. Een aangewezen persoon (goedkeurder) moet de bestelling aftekenen. Soms is er meer dan een goedkeuringsniveau vereist, bijvoorbeeld door verschillende managers. Elke goedkeurder krijgt een goedkeuringsniveau (waarbij 1 het laagste niveau is). Dus, als er drie goedkeuringsniveaus vereist zijn, dan moet de goedkeurder van niveau 1 eerst de bestelling aftekenen, vervolgens goedkeurder van niveau 2 en ten slotte de goedkeurder van niveau 3. Pas als alle drie hebben afgetekend, dan wordt de bestelling als goedgekeurd beschouwd.
Een bestelling kan goedkeuring vereist vanwege de prijs, bijvoorbeeld boven een bepaald bedrag. Als men een duur artikel uit het winkelwagentje verwijderd, kan het mogelijk zijn dat het goedkeuringsproces niet moet worden doorlopen.
Sommige bestellingen kunnen goedkeuring vereisen als u een bepaalde kostenplaats of accounting code als uw betalingsmethode invoert.
Het is ook mogelijk dat een product dat u bestelt goedkeuring vereist. Bijvoorbeeld, sommige producten, zoals zakelijke rapporten moeten worden gecontroleerd en vereisen goedkeuring om ervoor te zorgen dat de inhoud juist is; andere producten worden beperkt verdeeld en hebben dus toestemming nodig als u ze bestelt. Goedkeuringen zijn niet gebonden aan de prijs.
Wanneer u een bestelling plaatst die goedkeuring vereist, dan zal de pagina Orderbevestiging de Status van de bestelling weergeven als Goedkeuring vereist. (De pagina Orderbevestiging is de laatste stap in het verwerkingsproces, maar u kunt deze pagina ook openen door te klikken op een ordernummer in uw bestelgeschiedenis.) U kunt klikken op Goedkeuring vereist - op de pagina Orderbevestiging - om het venster Goedkeuringsgegevens te openen. Hier kunt u zien waarom de goedkeuring is vereist, hoeveel niveaus van goedkeuring er zijn vereist en de status van de goedkeuringen. U krijgt ook de mogelijkheid om de goedkeurder per e-mail te contacteren om de status van de goedkeuring op te volgen.
Opmerking: Het venster Goedkeuringsgegevens kan meer dan één goedkeurder van hetzelfde niveau vermelden; er kunnen bijvoorbeeld 3 goedkeurders van niveau 1 zijn. In dit geval hoeft slechts één goedkeurder de bestelling goed te keuren (of te weigeren) voordat deze naar het volgende niveau gaat.
Nadat uw bestelling het goedkeuringsproces heeft doorlopen, ontvangt u een e-mail die u meedeelt of uw bestelling is goedgekeurd of afgewezen. Als de goedkeurders in uw organisatie de taken controleren waaruit bestellingen bestaan, kan een goedkeurder bepaalde taken weigeren en andere goedkeuren. Wanneer het resultaat een combinatie van goedgekeurde en geweigerde taken in een bestelling is, kan de goedkeurder besluiten de gehele bestelling te weigeren, of kan hij de geweigerde taken uit de bestelling verwijderen en alleen de goedgekeurde taken in de bestelling laten staan. Afhankelijk van de reden voor weigering van een bestelling of taak wilt u de bestelling mogelijk opnieuw plaatsen, zodat deze de volgende keer wordt goedgekeurd.
Opmerkingen:
●Als bepaalde taken in een bestelling door een goedkeurder worden geweigerd, worden ze definitief uit de bestelling verwijderd en worden ze niet vermeld in uw bestelgeschiedenis. Daardoor moet u de geweigerde opdracht(en) opnieuw maken om een andere bestelling voor goedkeuring te kunnen plaatsen. Geweigerde taken worden alleen in uw geschiedenis opgenomen als de volledige bestelling is geweigerd.
●Wanneer een bestelling meer dan een goedkeuringsniveau vereist, wordt u per e-mail op de hoogte gebracht van de status van de goedkeuring, nadat de goedkeurder van het hoogste niveau gereed is en het goedkeuringsproces is voltooid. Er wordt slecht een e-mail naar u wordt verzonden, niet een voor elk niveau van goedkeuring.
●Als u toevallig een goedkeurder bent en uw bestelling vereist goedkeuring, dan zult u een e-mailnotificatie ontvangen en kunt u uw eigen bestelling goedkeuren.